La motivación y los requisitos de los actos administrativos son la columna vertebral de la actuación pública conforme a la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP). Garantizan que cada decisión esté amparada en la legalidad, resulte comprensible para la ciudadanía y sea controlable por los tribunales.
En España, conocer cómo deben dictarse y justificarse los actos no es una cuestión técnica menor: es el fundamento práctico del derecho a una buena administración y del control de la arbitrariedad.
Motivación y requisitos de actos administrativos
La LPACAP fija el marco básico del procedimiento común y de los actos administrativos, complementado por la Constitución (art. 9.3, interdicción de la arbitrariedad; art. 103, servicio objetivo al interés general) y por la Ley 40/2015 en lo relativo a la organización y al régimen jurídico del sector público.
Desde este andamiaje se derivan principios como legalidad, seguridad jurídica, eficacia, eficiencia, transparencia, proporcionalidad, responsabilidad y buena administración, que condicionan tanto la producción como la motivación de los actos.
El acto administrativo puede definirse como una declaración de voluntad, conocimiento o juicio dictada por un órgano administrativo en ejercicio de potestades públicas, con efectos jurídicos frente a terceros.
Estos actos gozan, en términos generales, de presunción de validez y ejecutividad, sin perjuicio de su revisión mediante recursos administrativos o jurisdiccionales, o de su revisión de oficio cuando concurra nulidad de pleno derecho.
La LPACAP regula la obligación de resolver, los efectos del silencio, la validez y eficacia de los actos, así como su invalidez por nulidad o anulabilidad. La legalidad del acto se presume, pero no es absoluta: se somete a límites materiales (competencia, finalidad pública, objetividad) y formales (respeto al procedimiento, forma, notificación/publicación), y a un estándar de motivación especialmente reforzado cuando se restringen derechos o se ejerce discrecionalidad.
Requisitos formales y materiales del acto administrativo
Los requisitos materiales pivotan sobre cinco ejes: competencia del órgano (por razón de materia, territorio y jerarquía); objeto posible y determinado; finalidad pública y proscripción de desviación de poder; adecuación al ordenamiento (incluida la ponderación de principios y derechos); y respeto del procedimiento debido. La motivación, cuando es exigible, integra este bloque material porque exterioriza el juicio de legalidad y proporcionalidad que sustenta el acto.
En el plano formal, el acto debe dictarse en forma escrita (incluida su versión electrónica), identificando órgano emisor, fecha, firma y el contenido decisorio claro y congruente.
Debe incorporar “pie de recursos”: recurso procedente, órgano ante el que se interpone y plazo, así como indicar si pone fin a la vía administrativa. La notificación contendrá el texto íntegro y cumplirá los requisitos legales de práctica y acreditación; la publicación sustituye o complementa la notificación cuando la ley lo prevea (actos de efectos generales o pluralidad indeterminada de destinatarios).
La eficacia del acto, por regla general, nace con su notificación o publicación, salvo que se prevea una fecha posterior o deba cumplirse una condición. La retroactividad es excepcional y se admite cuando favorece al interesado y no lesiona derechos de terceros ni vulnera el ordenamiento.
Respecto de la invalidez, la LPACAP distingue entre nulidad de pleno derecho (supuestos tasados, como incompetencia manifiesta, contenido imposible o prescindir absolutamente del procedimiento) y anulabilidad (infracciones no sustantivas). La convalidación y la conservación de actos permiten corregir defectos subsanables, mientras que las irregularidades no invalidantes no afectan a la validez si no producen indefensión.
Motivación: supuestos obligatorios y buena práctica
La motivación es obligatoria, entre otros, en los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos; en la resolución de recursos y en la revisión de oficio; en actos sancionadores y disciplinarios (incluida la graduación de la sanción); en la adopción de medidas provisionales o cautelares; en las decisiones que se aparten del criterio seguido en actuaciones precedentes o de informes preceptivos; en la inadmisión o denegación de solicitudes; en la suspensión de actos; y, en general, en el ejercicio de potestades discrecionales.
En procedimientos de concurrencia competitiva, la motivación de la selección y de las valoraciones técnicas exige claridad y trazabilidad.
Contenido mínimo de una buena motivación: relato de hechos probados, fundamentación jurídica con cita normativa aplicable y explicación del juicio de razonabilidad y proporcionalidad.
Es válida la motivación por remisión a informes incorporados al expediente si se notifican o están accesibles al interesado, y si la remisión es expresa y suficiente. En ámbitos de discrecionalidad o discrecionalidad técnica se demanda motivación reforzada: identificación de criterios aplicados, ponderación de alternativas y respuesta a las alegaciones relevantes.
No basta una motivación estereotipada o formularia; debe ser específica, congruente con las alegaciones, inteligible y verificable. La falta o insuficiencia de motivación suele determinar la anulabilidad y puede dar lugar a retroacción para dictar una nueva resolución debidamente motivada, sin que quepa “reconstruir” ex post la motivación en vía contenciosa.
Buenas prácticas: emplear lenguaje claro, evitar clichés, documentar la valoración de pruebas, usar plantillas con campos abiertos que obliguen a individualizar, y conservar trazabilidad de informes y criterios, manteniendo coherencia con precedentes o explicando la razón del cambio.
La LPACAP ofrece un marco preciso para dictar actos válidos, eficaces y controlables, donde la motivación no es un formalismo, sino la garantía de legalidad, transparencia y rendición de cuentas. Cumplir los requisitos materiales y formales, cuidar la notificación y mantener una motivación suficiente y proporcionada reduce litigiosidad, evita nulidades y refuerza la confianza ciudadana.
En suma, la buena administración se escribe —y se explica—: el cómo y el porqué del acto son tan importantes como su qué.